El Fraude Interno: cuando el enemigo está en casa (2 de 3).

El fraude interno representa una amenaza importante para las organizaciones, por ser esta causa de daños patrimoniales de miles de millones de dólares; sus manifestaciones más comunes son la malversación de fondos y la apropiación indebida de bienes o servicios.

A diferencia del atacante externo, los empleados de una empresa poseen conocimiento y disponen de mayores oportunidades para explotar vulnerabilidades existentes. Por esta razón, el fraude interno sigue siendo altamente costoso y difícil de identificar, el ambiente de control interno, la cultura organizacional de prevención y la ejecución rápida de acciones asertivas al presentarse situaciones de este tipo, son fundamentales para su minimización.

Métodos y procedimientos de fraude interno

La apropiación indebida de activos esta íntimamente ligada al crimen informático, pues debido al auge de la economía digital, a menudo esta irregularidad se comete mediante el abuso de los privilegios de acceso a los sistemas.

Dicho crimen económico abarca toda situación de robo, desfalco o malversación de los bienes de la Compañía, con situaciones que van desde el simple robo de dinero en efectivo, hasta crímenes más sofisticados como el desvío de pagos y cargo de malversaciones a cuentas transitorias.

A continuación se presentan las variantes de esta modalidad de fraude interno.

Fraude de Caja

El fraude de caja implica la remoción del dinero en efectivo de la organización sin el consentimiento del empleador, esta acción puede ocurrir antes o después del registro del efectivo en el sistema contable.

Cuando la irregularidad ocurre antes de registrar el dinero en el sistema, normalmente es perpetrado al no registrar ventas, registrar ventas por debajo de su valor real, robo de cheques entrantes o intercambio de cheques por efectivo.

Cuando ocurre sobre dinero registrado en el sistema contable, se trata de una sustracción de dinero, usualmente ocultado mediante cheques alterados o falsificados, registro contable de desembolsos falsos, reembolsos por gastos falsos y fraudes en la nómina de personal.

Fraude de Cuentas por Cobrar

Las cuentas por cobrar son altamente vulnerables a fraudes. Las modalidades más comunes en que ocurre el fraude en esta área son la apropiación indebida de fondos, cuentas por cobrar ficticias y registro indebido de notas de crédito.

La apropiación indebida de fondos, una modalidad bastante común, consiste en utilizar ciertas entradas de dinero para sustituir otras entradas previamente desviadas, postergando así la detección del robo.

Un ejemplo en el cual es desviado un pago efectuado por un cliente “A” y sustituido un pago de un cliente “B”. El cliente “B” pudiese tener asociadas políticas de cobranza diferentes, por ejemplo pago en cheque en lugar de pago en efectivo, posteriormente la deuda del cliente “B” pudiese ser cubierta con un pago de un cliente “C” y así sucesivamente. La situación ilustrada pudiese perpetuar una fuga de dinero en efectivo de la Organización por tiempo indefinido.

Esta modalidad de fraudes es posible en organizaciones donde no existe una apropiada definición de roles y responsabilidades, pudiendo ser prevenida segregando las funciones de manejo de efectivo y cheques provenientes del cobro y registro de las transacciones correspondientes (Ej. registro de ventas y cobro de ventas).

Fraude en Inventario

A menudo se utiliza la cuenta de inventario para actividades fraudulentas, debido a que estas cuentas generalmente se revisan en detalle sólo una vez al año.

Las formas más comunes de fraudes que ocurren son:

· Apropiación de inventario para uso personal o venta en mercados paralelos.
· Robo de desperdicio, activos desincorporados o activos cuyos montos no son significativos en los estados financieros y donde frecuentemente no se mantienen inventarios apropiados.
· Cargo de malversaciones de otras áreas a las cuentas de inventario, ocultando así fraudes internos y externos en las mismas.

Fraude de Activos Fijos

Algunos activos fijos son de fácil remoción de las instalaciones de la organización (Ej. computadoras, calculadoras de mano, herramientas, activos de información).

Los activos fijos que son de difícil movimiento o remoción son menos propensos a la apropiación indebida.

Otra forma de fraude es el uso indebido de activos fijos para fines personales.

El Fraude Interno a Nivel Gerencial y Ejecutivo

Si se consideran en términos cuantitativos los fraudes internos ocurridos en una Organización particular, se observará que la gran mayoría de los incidentes se producen en los niveles de menor jerarquía, pues la probabilidad de ocurrencia es aumenta debido al mayor número de empleados.

Sin embargo, los incidentes a nivel gerencial y ejecutivo, son frecuentemente los de mayor impacto sobre el patrimonio.

Las personas con ascendencia en la Organización, pueden influir para lograr provecho personal, pudiendo además ordenar acciones de encubrimiento para que pasen desapercibidas.

El desvío inapropiado de ingresos por venta, robo de información para su posterior venta a competidores, uso de un cargo para captar negocios para empresas particulares, comisiones secretas y sobornos en departamentos de procura, son sólo algunos ejemplos de las formas en que puede ocurrir el fraude interno a nivel gerencial y ejecutivo.

Algunas modalidades son:

· Facturación previa al envío de mercancías.
· Registro de ventas que no son finales.
· Alteración de facturas y recibos de gastos personales.
· Contabilización de ingresos y activos por encima de su valor real.
· Estimación de provisiones por debajo del valor requerido (subestimación).
· Contabilización de pasivos y gastos por debajo de su valor.
· Apropiación de pagos de clientes.
· Autorización de préstamos sin la supervisión y documentación apropiada.
· Desvío de activos corporativos para beneficio personal.

Señales y evidencias que se presentan cuando ocurre el Fraude Interno

Cualquiera de las siguientes condiciones podría indicar la presencia del Fraude Interno en una Organización:

Financieras

· Existen variaciones en los balances de cuentas por cobrar y cuentas por pagar que no reflejan las tendencias en compras y ventas.
· Los límites de crédito son sobrepasados por largos períodos.
· Exceso significativo de inventario.
· Número significativamente alto de registros en libros al cierre del ejercicio.
· Gran número de devoluciones de ventas luego del cierre del ejercicio.
· Gran volumen de compras a nuevos proveedores.
· Ventas sin documentación de envío.
· Flujo de caja inconsistente e inusual.
· Continua reestructuración de préstamos.
· Transacciones con entidades relacionadas a la Compañía, al personal ejecutivo de ésta o a algún accionista mayoritario.

Personal Gerencial y Staff

· Baja moral, motivación y sentido de pertenencia entre los empleados.
· Alta rotación de empleados.
· Baja disponibilidad de personal en los departamentos de contabilidad y auditoría interna.
· Empleados con estilo de vida inconsistente con sus ingresos y patrimonio.
· Presión interna (ejemplo, presión sobre la Gerencia para alcanzar las metas de presupuesto).
· Forcejeos y luchas internas en la alta gerencia.
· Empleados con motivos de queja reales o imaginarios contra la Compañía o la Gerencia.

Otros

· Ambiente de Control Interno débil, en especial en el área de controles informáticos.
· La ausencia de un programa de cumplimiento de políticas internas y regulaciones.
· Gran número de quejas de clientes, proveedores o entes reguladores.

Espiñeira, Sheldon y Asociados, Firma miembro de PricewaterhouseCoopers-->
Miércoles 1 de Octubre de 200